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2016年02月号

vol. 107

上司はチェックマンではない

~もしこのブログに「あるある」と膝を打つ人がいれば、このブログ、ぜひ社内回覧をして下さい~

「提案書ができました。確認をお願いします」と、部下からメールが送られてきた。
上司が命じた提案書を、部下が提出してきただけのことなのだが、私はそのメールには応じない。
なぜなら私は「チェックマン」ではないからだ。

先日、ある土曜日に、とある知人を職場に訪ねたときの出来事だ。
事務所に通してくれたのだが「ちょっと待ってて」と、彼は自席のパソコンに向かった。
どうやら部下から提出されてきた書類に目を通さなければならないらしい。

彼は毎土曜日に出勤し、書類のチェックに相当の時間を費やすそうだ。むろん土曜はお休みの日だ。
私は10分ほど待たされただけだが、彼は、私の来る2時間も前からそれをしていたらしい。

彼曰く、部下から、金曜の深夜に上ってくる書類がやたら多くなってきたのだと言う。
週明けの会議資料や、客先に持参する提案書、彼が依頼をした調査資料などが提出されてくるのだが、
その多くが、まるで計ったように、週末の夜に、それも遅い時間にメールで送られてくるそうだ。
彼の部下は20名ほどもいる。見なければならない書類は少なくないはずだ。

部下にすれば「今週中に書類の提出を済ませておきたい」との思いからなのだろう。
だが、それってどうなのだろう。正しい作法なのだろうか。
それはもしや、上司への配慮を欠いた所作になってはいないだろうか。
果たして上司は、こうやって土曜日を潰し、夥しい書類に目を通すハメになっている。

この「週末の書類提出」は、若い人の「土日は仕事をしない」という志向が大きな理由だそうだ。
昔なら、金曜の夜ともなれば、上司もとっくに帰宅をしてしまっていて、
書類を金曜の夜に仕上げても、上司への提出は、週明けの月曜日を待たなければならなかったはずだ。
だが今は、メールという便利なツールがある。
この「週末の書類提出」というトレンドは、そのメールが生み出した悪しき所産の一つなのだろう。

彼とはそのあと、仕事の話を終え、飲みに出かけたのだが、
こういった「配慮を欠いた書類」というテーマで盛り上がり、とうとうその日の「酒の肴」となった。
互いに「そうそう」「あるある」と膝を打つことがあまりにも多く、
今回のブログは、その「配慮を欠いた書類」の「あるある」を書き留めてみることにした。
何とも他愛もないテーマだが、同じく「あるある」と思い当たる人は、大いに共感を得て欲しい。

まずは「提案書」がヤリ玉に上がった。私は、これに以前からずっと違和感を感じている。
知人も曰く、この「提案書を見てくれ」というメールには、たいへん苦労させられているらしい。
そう。提案書の吟味というのは、そんなに簡単な作業ではないのである。
世のキマジメな上司は、このビッシリと文字と図で埋まった提案書を凝視し、中身を読み解いていく。
部下の意図を汲み取り、言わんとすることを忖度し、必死に理解しようと読み込んでいく。

だがちょっと待って欲しい。
そもそも提案書というのは、口頭でプレゼンをするときの、手元資料ではないか。
その手元の資料だけを送り「吟味してくれ」とは、あまりにも不条理だ。
提案書というものは「口頭のプレゼン」が伴わないと「100%」にはならないのだ。

私は、メールで送られてくるだけの提案書は受け取らないことにしている。
本来、ここでの部下の正しき所作とは、提案書をメールで送り、それと同時に、自身が上司の傍に立ち、
上司が提案書を眺めている横で、部下が口頭でプレゼンをするのが最も理に適っている。
これで初めて、送られてきた提案書自体の吟味が可能となるはずだ。
提案書だけを送る部下も間違っているし、それを血眼で読み解いていく上司も間違っている。

次に盛り上がった「あるある」は、ホームページのURLだけがメールでポトリと送られてくるケースだ。
私が部下にあることを「調べてくれ」と依頼し、その解答が掲載されたページを見つけたのだろう。
だがそれに、例え求めていた解答が掲載されていたとしても、私はそのホームページには一目もくれない。
それでは単なる「情報探し」ではないか。

こういったケースの部下の正しき所作は、まず、そのホームページの中身を、先に部下が理解し、
上司には、要点を整理したものを、自分の意見を添えてメールをしてくるのが正統だ。
参考となったホームページは、その出典さえ確認できれば十分だ。
URLだけを送り、それを「読んでおけ」と言わんばかりのメールは、まずは目上への礼を欠くものであり、
それ以前に、上司の求めているものが「部下の理解」をも含んでいることを知るべきである。

次の「あるある」は、知人と二人で「これは論外」で一致したケース。
誤字や脱字、計算間違いのある、校正が不十分な書類が提出されてくるケースだ。
私は、書類の1ページ目に、誤字や脱字や数値間違いを見つけた瞬間、そこで読むのをピタリと止める。
そしてメールに「アホか」と書いて返信をする。
これではまるで「間違い探し」ではないか。

世間には、こんな書類にも、コツコツと赤ペンを入れる上司もいるが「止めてくれ」と言いたい。
そんな部下には「上司はチェックマンではない」と声大きくして叱責をすべきだ。
上司は、その書類の言わんとする主旨についてのチェックだけをすればいいのだ。

無礼な書類にはこんなのもある。
メールに添付されてきたファイルを開くと、いきなり5ページ目が表示されるのだ。
エクセルなどではよくあるケースで、5ページ目で更新し、そのままファイルを閉じたのだろう。
だがこれは重大なエチケット違反だろう。我々旧人類には看過できるものではない。

昔々、ペーパーの書類を上司に提出していたときは、上司の机の前まで行き、両手で書類を持ち、
上司の側に向け、表紙を一番上にし、折り目正しく書類を提出していたモノである。
だがメールでの提出が当り前となった今、それが同じようには行われなくなったのは何故なのだろう。
「エクセルは、閉じたところでファイルが開くんです」と得意げに釈明をする部下もいるが、
「それがどうした」と突き放す。そんなことを聞いているんじゃない。

さて、我々の「あるある」はまだまだ出てきたのだがもうこれぐらいにしよう。キリがない。

昔々、我々が「部下」だった頃、「上司」に書類を提出するときは、必ず「言葉」を伴った。
だが、メールが職場を支配する今、「新種の無作法」が生まれてきているワケだ。
メールが便利になった分、それまで何十年もかけて出来上がってきた「お作法」が追いつかないのだ。
ならば、口酸っぱくなるまで言い聞かせ、追いつかせるしかないだろう。

「自分だけが開放される週末の書類提出は止めなさい」
「提案書は口頭のプレゼンとセットじゃないと吟味できんだろう」
「URLをポンと送って終わりかい?要点を整理して書いてきなさい」
「誤字脱字、数値間違いなど論外。上司はチェックマンではない」
「添付ファイルを開いたら5ページ目。それって無礼でしょう」

もし貴方の部下たちに、ここにあげた事例に1つでも当てはまっていたならば、
どうぞ、このブログをそっと回覧して欲しい。
そしてもし部下が「古臭いことを言わないで下さいよ」などと反論するようなら、
「上司もお客様も、多くはキミより年上の旧い人間なんだよ」と言い聞かせてあげればいいだろう。
叱るべきである。「上司はチェックマンではない」と。

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